二、工作职责
１．负责学校全校性会议的组织协调工作，安排校领导的公务活动和党委常委会、校长办公会议、校领导每周 的工作会议，办理校领导交办的工作。
２．负责学校文件、文稿、校领导讲话及报告的起草、修改、审核、印发工作；全校各类请示、报告的办理和上级机关来文的办理工作。
３．负责学校动态信息、教育信息统计数据的上报，编印学校信息简报、编写学校年鉴。
4． 负责全校行政办公自动化系统的建设、维护与管理；校园网主页的建设与管理、公文上网、“校务公开”网上信息的发布。
5． 负责来信来访、收录网上校长信箱的信件、校领导接待日的联络工作。
6． 负责学校的公章管理使用、行政用车、接待用餐的管理工作。
7． 负责全校保密工作、机要文件的传递归档、机要件的寄发转递工作。
8． 负责校友会工作和学校对外接待、联络工作；负责驻京办事处的接待联络工作。
9． 负责校学术委员会、校务委员会的秘书工作。
10．负责校内各级人大代表的联络工作。
三、主要业务（事务）
1． 负责以学校名义召开的大型会议的准备、安排和组织协调工作。包括确定议题、通知参会人员、分组会议纪录、编印会议简报等。负责学校行政事务的接待工作和校外兄弟院校、单位来访的接待工作。
2． 安排校领导的日常公务活动和校领导每周工作会议，并将每周会议安排表在校园网上发布。
3. 负责校党委常委会、校长办公会议议题的确立与安排，会议通知，会议记录、会议纪要和会议决议的落实与督办。
4. 校党委、校行政重要文件的起草和学校所有文件的修改、把关、编号印发；校领导重要讲话及报告的起草和其它代表学校向上级汇报等重要文稿的撰写。
5. 办理上级机关的来文，并进行登记、分办、传阅、承办、催办；负责全校各类请示、报告的接收、审核、论证会签，送审和领导批示的催办；所有外来信件的接收、处理与回复。
6. 负责学校党政发文及全校党务系统等文件的录入、印发、立卷、归档。
7. 及时向上级部门报送学校各类信息和有关稳定的动态信息，开展专题调研，撰写和修改有关专题信息；定期编印学校的信息简报、教育统计信息简报、信访情况反映、年鉴、《校友之窗》刊物。
8. 全校行政办公自动化系统的建设、维护与管理；学校校园网主页的建设、更新、维护管理。公文上网、网上动态信息发布、“校务公开”的内容网上信息发布。
9. 按照校办发[2001]17号《华中科技大学教育统计信息工作管理办法》，上报学校各类教育统计报表；并对报送的统计数据进行统计分析，为领导决策提供依据。
10. 根据校办发[2001]16号《华中科技大学信访工作暂行办法》文件中要求，接待、处理、落实、回复来信来访，网上校长信箱，落实处理校领导接待日反映的事项。
11. 根据学校公章使用管理规定，对各类情况下使用公章实行严格把关。
12. 根据学校行政用车管理规定，按照行政用车适用的范围，协调各类人员的用车。
13. 负责全校保密工作。上级部门发来的机要文件，全校机要件、信函、传真件的办理，接收上级部门和校外单位发来的机要件、信函、传真件的转递或交寄，密码电报的接收、登记、传阅、保管、归档与清退。在校保密委员会的领导下做好政治科技等方面的保密工作。
14. 负责校友会的各项日常工作，加强学校与各地校友的联络工作，进行经费的筹措与使用管理，充分发挥校友在学校教学、科研等工作中的作用。负责学校与地方政府合作协议的签订联络工作；负责学校驻京联络处的各项日常工作。
15. 负责全体校领导、校长助理的行政秘书工作；校学术委员会、校务委员会的秘书工作；校内各级人大代表的联络工作。
16. 学校党报党刊和各类报刊的订阅，校机关报刊、信件的收发工作。
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